Potřebuje vaše firma software pro správu digitálních aktiv?

DAM Software - co může udělat pro vaše studio

Software pro správu digitálních aktiv umožňuje podnikům bezpečně ukládat, spravovat a sdílet moderní webový obsah a digitální zážitky. Patří mezi ně obrázky produktů, soubory PDF a nejčastěji videa pro efektivní prodej zboží online. K dispozici jsou také datové listy, ukázky produktů a brožury, které je třeba spravovat pro digitální i tištěnou reklamu. 

Pokud nepoužíváte software DAM, s největší pravděpodobností má vaše firma systém kombinující procesy. Obvykle je to s mnoha odpojenými nástroji a databázemi. Takové systémy jsou však často náročné na zdroje a nákladné. Zahrnují mnoho manuálních kroků, stejně jako pracovní sílu nezbytnou pro každou fázi výroby.

Kdy je ale čas investovat do komplexnějšího řešení DAM? V tomto příspěvku vám pomůžeme vyhodnotit, jak dnes spravujete a sdílíte digitální obsah. Podíváme se na bolestivé body, se kterými se setkávají různé typy společností, a na to, jak systémy DAM ovlivňují celkové náklady a prodej. Čtěte dál a dozvíte se více, včetně toho, kdy může vaše firma nejvíce těžit ze softwaru DAM.

‍

‍

‍

Kdy zvážit investici do softwaru DAM

Obecně platí, že čím více obsahu produkujete a distribuujete, tím více může vaše firma využívat výhod softwaru DAM. Za prvé, řešení DAM eliminují mnoho manuálních a opakujících se procesů. To snižuje dlouhodobé i velkoobjemové provozní náklady. 

Software DAM může také propojit více systémů. Umožňují podnikům dosáhnout více za kratší dobu a s menším počtem zapojených lidí. To však nejsou jediné výhody řešení DAM. Pojďme na to. Níže jsou uvedeny důvody, proč různé podniky používají software DAM, spolu s tím, jak PhotoRobot splňuje potřeby klientů.

‍

1 - Správa velkých objemů digitálních aktiv je komplikovaná

Jedním z hlavních důvodů, proč společnosti zvažují software DAM, je zkrácení času potřebného pro správu a sdílení digitálních aktiv. Obvykle se jedná o situaci, kdy podnik potřebuje udržitelnější přístup k velkoobjemové produkci a distribuci obsahu.

Například PhotoRobot klienti často spravují širokou škálu digitálních aktiv. To je s pomocí automatizovaných řešení eCommerce produktových fotografických studií, které drasticky urychlují produkci obsahu. Stačí jediné focení a zachytíte kompletní fotogalerie spolu s marketingovými úhly, videem a 360° produktovými fotografiemi. 

Výstupy pak musí projít zajištěním kvality a nakonec pro publikování nebo sdílení napříč jakýmikoli kanály se produkt objeví. Každý z těchto procesů však může být složitý, zejména bez softwaru, který centralizuje vaše digitální aktiva. To je důvod, proč PhotoRobot integruje DAM do své sady softwaru.

‍

Jak centralizovaný systém DAM usnadňuje správu

Integrací DAM do klientských pracovních postupů PhotoRobot pomáhá společnostem:

• Centralizujte digitální obsah pro snadnější správu, redistribuci, monitorování a zabezpečení.
• Omezte potřebu dalších členů týmu zpracovávat a distribuovat digitální datové zdroje.
• Automatizujte širokou škálu opakujících se úloh.
• Snižte provozní náklady a vytvářejte více prodejních příležitostí.

‍

‍

‍

2 – Úlohy správy digitálních aktiv zabírají příliš mnoho času

Dalším běžným problémem, kterému společnosti čelí, je, že správa jejich digitálních aktiv jednoduše trvá příliš dlouho. A obvykle je to kvůli nesčetným opakujícím se úkolům, které jdou do správy a sdílení obsahu. Abychom jmenovali alespoň některé z mnoha, jedná se o úkoly, jako jsou:

• Pojmenování, strukturování a formátování souborů pro interní použití (katalogy produktů, kanály elektronického obchodování) vs. externí použití (distribuce prodejcům). Často bude mít každý z nich různé specifikace pro různé výstupy.
• Správa digitálních práv a oprávnění, distribuce obsahu prodejcům a zaznamenávání, co jde komu a kdy.
• Práce s digitálními aktivy je rozložena do mnoha databází a platforem.
• Připojování, řízení a přidružení metadat napříč veškerým obsahem produktu.
• Snaha zkrátit "dobu uvedení na trh" za účelem zlepšení prodejních příležitostí.
• Automatizace co největšího počtu procesů za účelem snížení nákladů na správu a distribuci aktiv.

‍

Jak software DAM šetří čas a náklady při opakujících se úkolech

Velká část hodnoty řešení DAM může být měřena úrovní automatizace, kterou přináší do studia. Efektivní řešení DAM bude:

• Částečně nebo úplně automatizujte opakovatelné a časově náročné úkoly.
• Uvolněte lidské zdroje, aby se váš tým mohl více soustředit na vaše hlavní podnikání.
• Snižte provozní náklady na správu a distribuci digitálního obsahu.
• Zlepšete obsah produktů "time-to-market" a tím zvyšte celkový prodej.

‍

‍

‍

3 - Sledování všech digitálních aktiv je složitý proces

Ztráta digitálních aktiv se může rovnat ztrátě prodeje. To platí jak v elektronickém obchodování, tak v jakémkoli prodeji a marketingu. A skutečně je snadné ztratit přehled o digitálních aktivech bez centralizovaných nástrojů a databází. Pokud se některé ztratí, může to být dlouhý a složitý proces jejich získání. Ještě více to platí při vyšších objemech správy digitálních aktiv.

Vezměme si jako obecný příklad jednoho z větších výrobních klientů PhotoRobot.

• Představte si výrobce, který vyrábí řady 5 000 až 10 000+ produktů.
• Pro každý produkt má výrobce kompletní galerii statických obrázků, marketingové úhly a rotaci 360. 
• Některé produkty mají také soubory PDF, ukázky produktů a 3D model elektronického obchodu nebo konfigurátor produktu.
• K dispozici jsou také brožury, informační brožury a výuková videa.
• Některé produkty stále vyžadují obrázky, některé chybí jiné podklady a některé jsou připraveny k publikování.
• Jiné zůstávají nedokončenými pracemi v různých fázích výroby.
• Žádný z těchto digitálních aktiv není centralizován v jediné databázi.

Jak by v tomto případě mohla jedna osoba – nebo tým – přesně a důsledně zajistit, aby každý produkt měl svá požadovaná aktiva? Je to prostě nemožné.

‍

Jak software DAM umožňuje správu velkých objemů

Efektivní řešení DAM usnadní správu velkoobjemové produkce celému týmu: projektovým manažerům, fotografům a QA. 

Vezměme si například integrovanou správu digitálních aktiv PhotoRobot.

• Software centralizuje digitální aktiva a všechny související vlastnosti. 
• Všechny datové zdroje jsou uspořádány do různých složek podle výstupů, z nichž každý lze snadno prohledávat.
• Data a metadata slouží jako ukazatele pro vyhledávání, načítání a přístup k digitálním aktivům.
• Členové týmu mají snadný přístup k úkolům, za které jsou zodpovědní, se stránkami pro manažery studií, fotografy, klienty nebo retušéry.
• Sestavy v reálném čase zobrazují probíhající práci, dokončení úkolů, přiřazení a nadcházející projekty členů týmu.
• Spolu s integrací pracovních postupů PhotoRobot mají týmy přehled o digitálních aktivech v reálném čase v každé fázi výroby.

‍

‍

4 – Je nemožné udělit přístup k digitálním aktivům kdykoli a kdekoli

Bez centralizace digitálních aktiv může být udělení přístupu interním nebo externím stranám, když to potřebují, komplikované. Ve skutečnosti je to někdy prostě nemožné. Členové týmu, externí strany a klienti jsou často rozptýleni v různých časových pásmech. To může znamenat nepřetržité žádosti o přístup k digitálním aktivům. 

Když členové týmu nemají přístup k tomu, co potřebují, když to potřebují, všechno se zpomalí. Buď musí produkovat nová aktiva, aby nahradili to, co chybí, nebo, což je horší, distribuovat neúplné produktové portfolio. Každý z nich stojí více času, může vést k nižším prodejům a přichází s vyššími provozními náklady.

Vezměte si například externí retušér v šibeničním termínu nebo projektového manažera, který potřebuje publikovat obsah včas. Pokud nemají přístup k tomu, co potřebují, když to potřebují, prodej i obchodní pověst jsou v sázce.

‍

Jak software DAM zajišťuje snadný přístup

Software DAM zajistí, že zodpovědní členové týmu, externí strany a klienti budou mít přístup ke svým aktivům naprosto kdykoliv. Vezměte si například správu digitálních aktiv s PhotoRobot znovu.

• Software pomáhá podnikům skoncovat s "sily" digitálních aktiv.
• Uživatelé mohou organizovat datové zdroje podle projektů a složek, a to vše v rámci jednoho systému. 
• Centrální databáze umožňuje kdykoli snadné vyhledávání a vyhledávání majetku.
• Funkce externího sdílení usnadňují poskytování přístupu klientům a externím talentům.
• Uživatelé mohou připojit nebo zobrazit komentáře a informace jako metadata v rámci souborů.
• Software je založen na prohlížeči a umožňuje vzdálený přístup k digitálním aktivům. 
• Odpovědné strany mohou vždy najít majetek, který potřebují, a sledovat probíhající práci.
• Úrovně oprávnění uživatelů zajišťují, že členové týmu mají přístup pouze k úkolům, na kterých pracují, a pouze k informacím, které jsou pro ně relevantní.

‍

‍

5 – Je obtížné zabezpečit a monitorovat všechna digitální aktiva

Další výzvou je zabezpečení všech digitálních aktiv, zejména nedokončených, důvěrných nebo přísně tajných firemních materiálů. S odpojenými systémy se to může rychle stát nezvladatelným. 

Za prvé, někdo musí převzít strategii, vývoj a implementaci bezpečnostního plánu napříč více systémy. Poté musí najít způsob, jak monitorovat činnosti, vynucovat bezpečnost a zálohovat veškerý majetek společnosti. Jedná se o extrémně vysokou objednávku, která často zanechává majetek zranitelný vůči ztrátě nebo krádeži.

Jen si uvědomte, kolik času – a nákladů – jde do produkce obsahu, od samotné fotografie až po úpravy a QA. Vaše aktiva jsou také nesmírně důležitá pro prodej, přičemž doba uvedení na trh je nejvyšší prioritou pro marketing ve velkoobjemových operacích. Aktiva tak potřebují spolehlivé zabezpečení, stejně jako pravidelné zálohování pro případ.

‍

Jak PhotoRobot DAM umožňuje vyšší zabezpečení

Aby bylo možné zabezpečit ukládání všech vašich digitálních aktiv, může se PhotoRobot pochlubit několika jedinečnými bezpečnostními funkcemi.

• PhotoRobot umožňuje uživatelům ukládat všechna aktiva v centralizovaném systému.
• Zálohování je automatizované a pravidelné audity zajišťují nejvyšší úroveň zabezpečení.
• Software umožňuje nasazení digitálních aktiv ve více regionech s obnovením po havárii.
• Všechna data jsou v ISO 27001 a zabezpečena přes Google Cloud, s přístupem pouze přes šifrování TLS.
• Geograficky redundantní úložiště pro více oblastí využívá cloud computing k redundantnímu ukládání dat alespoň ve dvou geografických umístěních pro spolehlivé zotavení po havárii.
• Skladovací místa jsou vždy nejméně 100 mil od sebe, aby se zabránilo jakýmkoli prostojům.
• Geografická redundance probíhá asynchronně, zatímco data úložiště s více oblastmi jsou redundantní alespoň v rámci jedné geografické polohy ihned po nahrání.

‍

‍

6 – Redistribuce obsahu zahrnuje příliš mnoho ručních kroků.

Pokud spolupracujete s distributory nebo prodejci, budou mít své vlastní požadavky na formátování a pravidelné termíny. Pokud nesplníte očekávání, prodej může rychle klesat, protože klienti nebudou mít aktuální obsah k distribuci. Formátování a distribuce však mohou být přinejmenším pravidelnou prací. Může to být také bolestně pomalý a nákladný proces. Vezměme si opět jako příklad větší manufaktury.

• Výrobci mohou mít stovky prodejců, z nichž každý včas požaduje nejnovější obsah.
• Každý prodejce prodává různé sady produktů od výrobce.
• Výrobce má pro každého prodejce jiné požadavky na formát.
• Prodejci očekávají specifické formátování: například konvence pojmenování souborů, typy souborů, rozlišení obrázků a další.

U středních až velkých výrobců to obvykle vyžaduje zaměstnance na plný úvazek odpovědného za formátování a distribuci. Software DAM však stále dokáže zvládnout většinu těžkého zvedání.

‍

Jak software DAM eliminuje procesy ručního doručování

Formátování a doručování obsahu je další oblastí, kterou může software DAM částečně plně automatizovat. Vezměme si například proces doručování PhotoRobot obsahu.

• Tento software umožňuje uživatelům označit digitální aktiva jako "ověřená" a okamžitě sdílet práci s klienty pro kontrolu a publikování.
• Cloudové zpracování umožňuje okamžité a automatické doručení souborů po pořízení snímku.
• Klientské stránky v softwaru vytvářejí osobní prostor pro klienty, jako jsou distributoři a prodejci, aby získali digitální aktiva.
• Klienti se mohou přihlásit na svou stránku pro rychlý přehled o projektech, položkách a stavech položek.
• Ke stažení datových zdrojů připravených pro web stačí několik kliknutí. 
• Přímá integrace s exportními kanály, webovými stránkami a aplikacemi elektronického obchodování umožňuje okamžité publikování po schválení.
• Všechny položky jsou v počítačově čitelném formátu s podporou formátů JSON a XML, které jsou k dispozici na úrovni projektu, organizace nebo klienta.
• Uživatelé mohou nastavit vlastnosti položky, jako je název, ID, SKU, stav, časové razítko a další.

Automatizace dále umožňuje automatické formátování podle individuálního profilu každého klienta. Cílem je zjednodušit získávání digitálních aktiv všem relevantním klientům a zároveň splnit jedinečné požadavky každého z nich.

‍

‍

7 – Doba uvedení obsahu produktu na trh je příliš pomalá

Čím déle trvá, než se obsah produktu dostane na trh, tím déle trvá aktivům, než vytvoří hodnotu. Zvažte typické fáze výroby, které jdou do získání obsahu ke spotřebiteli. 

• Podnik určuje rozsah produkce obsahu, od kterých produktů až po typy médií.
• Studio produkuje digitální aktiva.
• Studio publikuje datové zdroje do systému DAM pro kontrolu a QA.
• Projektový manažer schvaluje digitální aktiva nebo je posílá k další retuši (někdy externím talentům).
• Firma zveřejňuje podklady připravené pro web v interním systému (například na stránce produktu nebo v kanálu elektronického obchodu).
• Digitální aktiva jsou odesílána distributorům nebo prodejcům.

Pokud je každá fáze výroby rozložena do více systémů, stejně jako do interních a externích lidských zdrojů, stává se nákladnou. Ještě více to platí při používání nástrojů odpojených od pracovních postupů a s malou nebo žádnou automatizací.

‍

Jak může software DAM drasticky zkrátit dobu uvedení na trh 

Kromě automatizovaného formátování a doručování souborů může řešení DAM společnosti PhotoRobot zkrátit dobu uvedení na trh několika způsoby.

• DAM je nedílnou součástí softwaru PhotoRobot pro workflow, což znamená, že uživatelé mohou centralizovat data o digitálních aktivech, produkci a pokroku. 
• Stránky fotografů poskytují snadný přístup k úkolům, vyhledávání a navigaci, stejně jako stavy položek pro komunikaci pracovních postupů a výroby.
• Integrované schvalovací procesy v rámci aplikace umožňují QA interním i externím členům týmu, resp. klientům.
• Fulltextové vyhledávání umožňuje navigaci mezi projekty, položkami, složkami, klienty a uživateli s podmíněnými vyhledávacími dotazy na položky a stavy položek.
• Hromadný export obrázků je k dispozici v rámci aplikace nebo prostřednictvím samostatného exportního nástroje. Umožňuje uživatelům a klientům načíst obrázky v požadované kvalitě, struktuře souborů, formátu a rozlišení jediným kliknutím.

Společně tyto funkce pomáhají centralizovat všechny fáze výroby. Znamenají menší zpoždění a méně přesouvání aktiv mezi systémy nebo zdroji. V konečném důsledku to znamená výrazně zkrátit dobu uvedení na trh, a tím i více obsahu v rukou spotřebitelů.

‍

‍

‍

8 – Je obtížné standardizovat a spravovat metadata

Když jsou aktiva rozložena do více systémů, další výzvou, které dodavatelé čelí, je standardizace a správa metadat. Příkladem je připojení metadat k souboru s informacemi o produktu, jako je jeho popis, hmotnost nebo rozměry. Může to být datum vlastnictví, informační značky nebo alternativní text obrázku pro online publikování.

Přidáním metadat do mediálního souboru se mediální soubor stane indexovatelným, prohledávatelným a lépe spravovatelným. To však často vyžaduje mnoho ručního vstupu. S rostoucím počtem médií, která je třeba spravovat, je implementace standardů napříč různými platformami stále složitější.

Představte si, že se snažíte standardizovat metadata napříč 1000+ produkty, z nichž každý má své vlastní portfolio digitálních aktiv. Některé obsahují marketingové úhly, detailní záběry a detailní záběry. Jiné mohou zahrnovat 360° otočení, video nebo 3D model. Připojení metadat ke všem těmto aktivům rychle a nákladově efektivním způsobem prostě není možné bez pomoci softwaru DAM.

‍

Jak software DAM zjednodušuje správu metadat

Efektivní software DAM automatizuje mnoho fází standardizace metadat. Vezměme si například, jak PhotoRobot integroval CubiScan do pracovních postupů a správy digitálních aktiv. Společnost CubiScan nám umožňuje získat přesné hmotnosti, rozměry a rozměry výrobků ještě před zahájením fotografování. Tyto informace pak můžeme uložit do databáze, jakmile je zaznamenáme. 

Kromě toho. Systém DAM společnosti PhotoRobot poskytuje několik řešení pro správu metadat. 

• Software může poskytovat vzdálený přístup (kdykoli a kdekoli) pro správu metadat v centrálním úložišti digitálních aktiv.
• Uživatelé jednoduše udělí přihlašovací údaje interním členům týmu nebo externí straně, aby mohli zadávat nebo upravovat data.
• Nastavení umožňují uživatelům vytvářet a ukládat automatizované parametry pro různé kategorie produktů, projektů, klientů nebo organizací.
• Automatizace umožňuje automatické pojmenování souborů. 
• Uživatelé mohou importovat jakýkoli typ dat prostřednictvím nástroje pro import CSV nebo voláním rozhraní API. 
• Systém umožňuje import produktových dat, popisů, přizpůsobitelných struktur se značkami sloupců a podporu různých vlastností.

‍

‍

‍

‍

9 – Zajištění kvality chybí nebo zcela chybí

V průběhu času se digitální aktiva mohou nacházet ve stále větším počtu systémů, což ztěžuje nebo zcela postrádá zajištění kvality. To platí ještě více při spolupráci s různými odděleními, dodavateli, distributory nebo prodejci.

Některé obrázky jsou v katalozích. Jiné jsou v marketingových propagačních akcích, distribuovány prodejcům nebo v různých prodejních iniciativách. Přesto potřebujete, aby každá z nich reprezentovala značku takovou, jaká je dnes, a s jejími nejlepšími fotografiemi. 

Bez centralizovaného systému to může být nemožné. Jednoduše není snadné sledovat a zajistit nejvyšší kvalitu vašich digitálních aktiv ve všech kanálech, které se objevují. Vysoce kvalitní marketingové záběry se nakonec smíchají s méně kvalitním produktovým obsahem. A nakonec nedostatek konzistence způsobuje, že podnikání vypadá neprofesionálně. Ještě horší je, že to není dobré pro prodej.

‍

Jak software DAM umožňuje bezplatnou a efektivní spolupráci

DAM v rámci PhotoRobot softwaru pomáhá týmům lépe monitorovat a prosazovat procesy zajištění kvality, ať už interní nebo outsourcingové. A to díky široké škále funkcí pro sdílení projektů a schvalování klientů. 

• PhotoRobot software usnadňuje sdílení projektů s klienty nebo uděluje projektový přístup externím retušérům.
• Navigační nástroje umožňují rychlé procházení mezi položkami a zprávy s podrobnými informacemi a statistikami o složkách nebo vybraných fotografiích.
• Uživatelé mohou připojit pokyny jako komentáře k jednotlivým digitálním datovým zdrojům nebo celým složkám.
• Uživatelské rozhraní sjednocuje cloudovou část aplikace s lokální aplikací. To znamená, že všechny podrobnosti, které připojíte místně, jsou okamžitě viditelné v cloudu a naopak. 
• Uživatelé mohou zadat komentář a určit, pro koho bude viditelný.
• Tagy umožňují uživatelům upozornit příjemce na nové komentáře a označit komentáře připravené k akci, vyřešené nebo dokončené.
• Stavy pracovního postupu komunikují průběh a retušovací stavy označují položky připravené k retušování nebo dokončené. 
• Klienti mohou schválit nebo odmítnout "ověřenou" práci jediným kliknutím myši. Mohou také připojit zpětnou vazbu nebo pokyny, pokud je nutná další retuš.

‍

‍

‍

10 – Duplikáty digitálních aktiv se vyskytují v různých systémech

Další komplikací při práci s digitálními aktivy v průběhu času je řešení duplicit v různých systémech. Duplicity se vyskytují při formátování média tak, aby splňovalo různé požadavky klienta (typ souboru, kvalita, rozlišení atd.). 

Na druhé straně se zvyšují požadavky na skladování a náklady na skladování. Duplikáty také ztěžují indexování a vyhledávání obsahu, a tím i správu. S 1000 aktivy to může být přinejmenším drahý a časově náročný proces.

‍

Jak PhotoRobot snižuje potřebu duplicitního obsahu

Díky integraci DAM PhotoRobot je možné zcela eliminovat potřebu duplicitního obsahu. Uživatelé mají také přístup ke všem digitálním aktivům, od originálních souborů až po konečné výstupy pro různé klientské sítě.

• Přímá integrace DAM s pracovním postupem okamžitě vytváří zálohy při pořizování snímků a nahrává původní soubory do cloudového úložiště.
• Všechny soubory jsou kdykoli vzdáleně přístupné všem uživatelům
• Uživatelé mohou automatizovat formátování i následné zpracování podle specifikací klienta.
• Není potřeba duplicitní soubory se škálováním obrazu v reálném čase a podporou obrazových formátů JPEG a WebP.
• Cloudová globální síť pro doručování obsahu (CDN) zajišťuje rychlé načítání a dokonalé rozlišení pixelů na jakémkoli zařízení.
• Neomezený počet zhlédnutí a přenos dat znamená žádné další náklady. Uživatelé platí pouze za úložiště dat, které využívají.

‍

‍

Je PhotoRobot řešením DAM pro mé podnikání?

PhotoRobot integruje správu digitálních aktiv se studiovým fotografickým hardwarem, automatizační technikou a softwarem pro pracovní postupy. Z tohoto důvodu víme, že PhotoRobot nebude to pravé pro každou firmu. Software propojuje všechny fáze výroby a je hnací silou našeho automatizovaného zařízení pro fotografování produktů. 

Neintegruje se a nikdy nebude integrovat s jinými výrobci hardwaru, ani náš hardware nebude fungovat s jinými řídicími systémy. PhotoRobot je tedy pro firmy, které hledají kompletní studiové řešení. Vyrábíme různé velikosti 360 gramofonů, robotická kamerová ramena, víceramenné systémy a další – každý se softwarově řízenou automatizací pracovních postupů. 

Chcete se dozvědět více o tom PhotoRobot co může udělat pro vaši firmu? Zvažte rezervaci demo ještě dnes. Vezmeme vaši produktovou řadu a vytvoříme vlastní konfiguraci studia pro vaše specifické požadavky, od výroby až po správu digitálních aktiv.